Z roku na rok jesteśmy świadkami coraz szybciej postępującej digitalizacji naszego życia. Dzięki sieci, na wyciągnięcie ręki mamy dostęp do wielu świetnych usług: zarówno tych, jakie dostarcza administracja państwowa, jak i firmy prywatne. Do tego grona coraz śmielej puka też branża eventów. Czym powinno wyróżniać się profesjonalne wydarzenie streamowane przez internet?
Komu zlecić organizację eventu online?
Zawód profesjonalnego konferansjera online dopiero w Polsce powstaje. Skutkuje to tym, że na rynku nie ma dostępnych zbyt wielu zawodowców, którzy znaliby ten ekosystem od podszewki i wiedzieli, jakie są poszczególne etapy planowania takiego wydarzenia.
Warto spojrzeć na eventy organizowane przez internet jak na ogromną szansę, ale i wielkie zagrożenie. Jeśli na którymś etapie przygotowań nie skorzystaliśmy z rady zawodowca, to istnieje spora szansa na to, że pojawią się problemy, które zniweczą cały trud, jaki włożyliśmy w ten projekt.
Wystarczy, że organizatorzy nie sprawdzili, czy mikrofony bezprzewodowe nie mają tendencji do rezonowania dźwięku, gdy znajdują się w pobliżu innych urządzeń elektronicznych. Problemem może być też zbyt niska przepustowość łącz lub złe oświetlenie sali nagraniowej. Obszarów ryzyka jest bardzo dużo.
Jak działa profesjonalny organizator eventów online?
Dobry Event Manager to osoba, która na każdym polu dąży do maksymalizacji potencjalnych zysków organizatora: zarówno w wymiarze finansowym, jak i PR-owym. Zawodowy konferansjer online, Maciej Kautz, zwraca uwagę na to, że zakres obowiązków takiej osoby dotyczy między innymi:
- kompleksowego planowania wydarzenia,
- wsparcia w negocjacjach sponsorskich,
- oszacowania i zarządzania budżetem,
- wytypowania miejsca organizacji eventu,
- zarządzania logistyką organizacyjną,
- koordynowania działań podwykonawców wspierających nas w obsłudze technicznej (na przykład techników nagłośnienia, informatyków itp.),
- tworzenia planów marketingowych,
- komunikowania, raportowania i analizy po zakończeniu wydarzenia,
- przygotowania raportu końcowego dla klienta, gdzie zostaną uwzględnione m.in. dane o tym, czy założone cele zostały osiągnięte.
To tylko część działań, jakie powinna wykonywać taka osoba. Ważne są też tak zwane obszary towarzyszące. Można tu wskazać na ankiety, które roześlemy uczestnikom, a także efektywność planowania imprezy. Dopiero takie kompleksowe podejście do tematu daje szanse na to, że nasz event okaże się sukcesem.
Jak powinno się prowadzić event online?
Często zapomina się o podstawowej zasadzie działającej w świecie biznesu: by mierzyć siły na zamiary. Chodzi o to, by jak najlepiej dostosować efekt do oczekiwań naszej publiki. Punktem wyjścia zawsze powinna być odpowiedź na pytanie o to, w jakim celu organizujemy event online i dla kogo jest on przeznaczony.
Profesjonalny Event Manager nie może też dopuścić do sytuacji, kiedy takie wydarzenie byłoby organizowane na przykład w piątek wieczorem. Trzeba tu spojrzeć na ekosystem takich spotkań nieco szerzej. Ze względu na pandemię, zachodzi obawa o to, że znaczna część z zaproszonych osób wcześniej przez cały dzień miała różnego rodzaju calle czy spotkania, czy to na Hangoutsach, czy Zoomie.
Co skłoni ich do tego, by w swoim wolnym czasie, po całym tygodniu roboczym, brać udział w kolejnym — z ich perspektywy — nudnym spotkaniu przez internet? Tak zaplanowane i źle promowane spotkanie może skończyć się wielką klapą: organizator nie dość, że straci pieniądze, to jeszcze ucierpi wizerunkowo, czyli odniesie podwójną klęskę.
Czy istnieje recepta na dobry event online? Często zwraca się uwagę na to, że pod wieloma względami może on przypominać telewizję śniadaniową w dobrym tego słowa znaczeniu. Jest tam dużo zmian, różnych tematów, przerywników i przyjemnej dla oka odbiorcy formy komunikacji. Warto unikać też monologów. Nawet najlepszy mówca w końcu znudzi się publiczności. Uśredniony czas występu nie powinien przekraczać 7-9 minut. Zawsze warto pamiętać też o przerwach, które dają naszym odbiorcom nieco czasu na regenerację i oczyszczenie umysłu.
